Gest-Immo

Les avantages

Liste des copropriétés
Affichage de tous les immeubles gérés (éventuellement par comptable) avec choix et sélection rapide et possibilité d’impression.
Données communes

Une série de données communes, à encoder définitivement, permet d’éviter un travail fastidieux et répétitif. Ainsi :

  • Un plan comptable type qui permet de créer rapidement des plans comptables individualisés pour chaque copropriété et de mémoriser plus facilement les comptes d’imputation qui sont similaires d’une copropriété à l’autre.
  • Un fichier de fournisseurs communs dont chacun peut être intégré, au choix, par copropriété.
  • Les types de lots : grand nombre de définitions différentes.
  • Les titres et sous-titres à utiliser pour les listes de dépenses, permettent ainsi de les personnaliser selon les souhaits de la clientèle.
  • Les taux de TVA préétablis.
  • L’annuaire clients permet de rechercher et d’afficher les différentes données relatives à un client, un lot, un immeuble, etc au travers de toutes les copropriétés gérées (facilité en cas de mutation).
Les signalétiques
  • Clients : ils comportent un grand nombre de données avec des zones plus vastes que celles habituellement rencontrées dans les programmes comptables traditionnels. Possibilité de conserver les anciennes adresses.
  • Fournisseurs : possibilité d’encoder des formules de répartition (3) type pour les factures répétitives de certains fournisseurs, ceci afin d’éviter de devoir les encoder manuellement.
  • Individualisation de chaque plan comptable d’immeuble au départ du plan comptable type avec titres et sous-titres.
  • Création de lots auxquels sont liés un propriétaire et un locataire avec la possibilité de conserver le nom de 4 anciens propriétaires et de 10 précédents locataires.
  • Encodage facile des quotités spéciales (possibilité de copier des données existantes ou d’entrer les quotités par type de lots) avec sécurité accrue en cas de modification (check du total des différentes catégories).
La comptabilité
  • Le module comptable est basé sur de grands programmes traditionnels tout en prévoyant un plus grand nombre de zone avec des longueurs mieux adaptées. Toutes les données nécessaires à une comptabilité officielle sont donc prévues de façon à faciliter l’intégration de futures législations qui pourraient obliger les syndics de copropriétés à s’adapter à une comptabilité plus standardisée.
  • De par sa partie comptable propre, le logiciel est plus stable et dispose d’une série de contrôles de sécurité.
  • Les historiques comptables pourront être conservés durant 3 exercices.
  • Possibilité de modification de la durée d’exercices comptables en cours d’exercice.
  • Différents types de clôture sont prévus (mensuelles, trimestrielles, annuelles, …)
  • Factures d’achat : imputation rapide grâce à l’utilisation de données par défaut, d’accès au plan comptable de l’immeuble, à la liste des fournisseurs, aux répartitions habituelles, avec calcul automatique des taux de base et de TVA, répétition des libellés, etc.
  • Appels de fonds : de nombreux cas de figure sont prévus (sur base des quotités, sur charges réelles de l’exercice écoulé, forfaits individualisés, …) Possibilité d’appels de fonds de réserve, spéciaux, forfaitaires avec imputation automatique sur un compte déterminé
  • Financiers: encodage manuel rapide des extraits financiers grâce à la répétition des données fréquentes (n° de pièce, date, libellé, …).
  •  Traitements bancaires (module séparé) : traitement automatique des paiements fournisseurs et de l’encodage des virements clients grâce aux VCS et via le programme ISABEL.
  •  Module d’O.D. et d’O.D. répétitives facilitant des opérations diverses périodiques.
  •  Saisie des données de chauffage
  • Décomptes et bilan : établissement automatique des décomptes individuels (impression groupée ou dégroupée des différents lots d’un même client) et des clôtures comptables avec établissement de bilans aussi détaillés que désirés. Réouverture automatique (report des écritures) de l’exercice suivant.
  • Rappels clients : gestion automatisée et modulable des rappels clients (différents niveaux de rappels avec taux d’intérêts, de pénalités, de montants minimum différents par niveau et imputation automatique sur le compte approprié). Possibilité de supprimer certains rappels. Transfert automatique des dossiers à l’avocat.
  • Réimpression : possibilité de réimprimer une facture clients au choix (décompte ou appel de fonds) sur une période antérieure d’un an.
  • Renseignements fiscaux : possibilité de générer automatiquement  la liste des fournisseurs (concierge, architecte, …), avec les montants perçus, qui doivent être déclarés à l’administration fiscale.
  • Apurement automatique (ou manuel) : grâce à l’utilisation des VCS.
  • Centralisation en attente : la centralisation peut se faire au départ du module d’encodage (factures, financiers, OD, …) sur demande ou via le point de centralisation en attente, ce qui permet de vérifier les opérations encodées.
Consultations
  • Consultation des comptes Clients, Fournisseurs, Généraux, Journaux, etc. avec nombreuses possibilités de recherche et de tri.
  • Consultation des fonds de réserve et fonds de roulement : possibilité à tout de moment de connaître le montant de ces fonds pour chaque propriétaire (ou locataire) et par bien. Facilité pour transmettre les renseignements notariés en cas de mutation.
  • Consultation des contentieux : gestion des contentieux avec enregistrement des paiements, liste des dossiers chez l’avocat (par immeuble, par avocat, …)
Impressions
  • Liste des présences pour les assemblées générales : plusieurs possibilités sont prévues (nom des propriétaires, avec ou sans l’adresse, lots, quotités, total, …)

  • Etiquettes : possibilité de sélectionner différents propriétaires ou locataires et d’imprimer des étiquettes (pour envoi de mailing, etc.)
  • Liste dispatching : liste reprenant les fournisseurs habituels pour les dépannages (par immeuble) avec leur coordonnées.
  • Impression des grands livres, balances, journaux avec nombreuses possibilités de sélection et de tri.
  • Edition en chaîne : impression enchaînée des différents documents nécessaires lors des clôtures.
Utilitaires
  • Possibilité de sauvegarde, de restauration de fichiers.

  • Gestion de la sécurité des utilisateurs (définition de profils permettant l’accès sélectionné à certains modules pour certaines personnes).

  • Gestion des textes des documents types, des codes langue, des signalétiques de sociétés, etc.

Query
  • Sélection de données préétablies pour l’impression des adresses en direct sur des courriers, des comités de gestion, etc
  • Des query individualisés (sélection de zones dans les différentes tables) pour l’élaboration de documents spécifiques sont possibles à l’aide d’un logiciel Query/Resutls.

Aide
Celle-ci est intégrée au programme mais via un logiciel spécifique, il est possible d’adapter cette aide à chaque société en fonction de ses besoins.

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